Příklady k cestovním náhradám

Příklad

Dva zaměstnanci byli vysláni společně na pracovní cestu vlakem. Před nástupem do vlaku zakoupil první zaměstnanec společnou jízdenku i pro svého spolucestujícího druhého zaměstnance v celkové výši 800 Kč. Po návratu z pracovní cesty vyúčtoval každý ze zaměstnanců jízdní výdaje ve výši 400 Kč, tj. ve výši poloviny částky uvedené na společné jízdence, kterou k vyúčtování přiložil první zaměstnanec. Druhý zaměstnanec přiložil k vyúčtování fotokopii jízdenky. Je tento postup správný?

Přestože na náklady zaměstnavatele uvedený postup nemá negativní dopad, není postup zcela vhodný. Dokladem o jízdním výdaji je totiž originál jízdenky, nikoliv její fotokopie. Protože společnou jízdenku uhradil první zaměstnanec, vyúčtuje uvedené jízdní výdaje (800 Kč) a uvede, že zahrnují také částku za jízdní výdaje za druhého zaměstnance. Druhý zaměstnanec jízdní výdaje nevyúčtuje (žádné jízdní výdaje mu nevznikly).

V uvedeném případě by sice bylo možno postupovat také tak, že první zaměstnanec předloží doklad o jízdních výdajích ve výši 800 Kč a uplatní pouze polovinu, tj. 400 Kč. Druhý zaměstnanec doklad nepředloží, uplatní jízdní výdaje také ve výši 400 Kč a zaměstnavatel mu tuto částku s odkazem na § 185 ZP jako jízdní výdaj uzná. V předmětném případě ale tomuto druhému zaměstnanci žádné jízdní výdaje nevznikly (neplatil je). Proto je vhodnější postupovat tak, jak je uvedeno výše.

Příklad

Na pracovní cestu byli vysláni tři zaměstnanci, přičemž jako dopravní prostředek byl všem určen autobus. Na základě žádosti povolil zaměstnavatel použití osobního automobilu jednomu zaměstnanci s tím, že ostatní pojedou s ním. Všem třem zaměstnancům jsme vyplatili jízdní výdaje ve výši odpovídající ceně jízdného autobusem. Mohli jsme takto postupovat?

Nepostupovali jste správně. Právo na náhradu jízdních výdajů má pouze ten zaměstnanec, kterému jízdní výdaje skutečně vznikly. Jízdní výdaje nevznikly zaměstnancům, kteří jeli jako spolucestující, ale vznikly jen tomu zaměstnanci, jehož vozidlo bylo použito.

Protože byl jako dopravní prostředek určen autobus a dodatečně povoleno vlastní vozidlo zaměstnance, přísluší tomuto zaměstnanci podle § 157 odst. 2 ZP náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. autobusem. Ostatním zaměstnancům nepřísluší žádná náhrada jízdních výdajů.

Příklad

V technickém průkazu vozidla zaměstnance, které použil na základě požadavku zaměstnavatele k pracovní cestě, jsou v kolonce spotřeba paliva uvedeny tři hodnoty spotřeby PHM a informace, že jde o údaje podle normy 80/1268/EHS. Lze ke stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM použít třetí údaj jako údaj o kombinované spotřebě PHM?

Jestliže je z technického průkazu vozidla zřejmé, že třetí hodnota je hodnotou o tzv. kombinované spotřebě podle norem EU, pak je tuto hodnotu k uvedenému účelu nutno použít, protože je to tak stanoveno v ustanovení § 158 odst. 4 ZP.

V případě, že v technickém průkazu není jednoznačně kombinovaná spotřeba uvedena, musí být použita spotřeba zjištěná jako aritmetický průměr ze všech tam uvedených hodnot o spotřebě.

Podle dříve platné normy 80/1268/EHS se zjišťovala pro účely schválení typu vozidla k výrobě spotřeba paliva vozidla při městském provozu, při ustálené rychlosti 90 km/hod. a při ustálené rychlosti 120 km/hod. Tyto 3 údaje byly také zpravidla v technických průkazech uváděny. Žádný z údajů o spotřebě uvedených podle této normy v technickém průkazu není tedy údajem o kombinované spotřebě. Proto musí být pro stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM v uvedeném případě použit aritmetický průměr ze všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu.

Spotřebu pro smíšený provoz (kombinovaná spotřeba) zjišťuje výrobce vozidla a uvádí jako třetí údaj v žádosti o schválení typu vozidla k výrobě od účinnosti příslušné normy nebo jejího dodatku v příslušném státě a uvádí v technickém průkazu vozidla.

Proto pouze v případě, kdy je v technickém průkazu zaměstnancem použitého vozidla uvedena spotřeba pohonné hmoty s odkazem na normu EU, podle které se kombinovaná (smíšená) spotřeba paliva zjišťuje, použije se pro výpočet náhrady výdajů za spotřebované PHM třetí údaj o spotřebě, protože tento údaj je údajem o kombinované spotřebě. V ostatních případech se použije aritmetický průměr všech údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu příslušného vozidla, a to ať jsou v technickém průkazu uvedeny jeden, dva, tři anebo více údajů o spotřebě paliva.

V novějších vzorech technických průkazů a v osvědčeních o registraci vozidla vydávaných od roku 2024, je již v kolonce V.8 Kombinovaná spotřeba uváděn jen jeden údaj o spotřebě paliva, který se ke zjištění náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použije.

Příklad

Zaměstnanec při vyúčtování náhrad jízdních výdajů za použití soukromého vozidla na pracovní cestě doložil doklad o ceně benzínu, podle kterého zakoupil pouze dva litry benzínu. Cena uvedená na tomto dokladu je cca o 2 Kč vyšší než cena, za kterou běžně nakupuje PHM v obci svého bydliště. Musíme stanovit výši náhrady za pohonné hmoty cenou uvedenou na dokladu anebo můžeme použít průměrnou cenu z vyhlášky MPSV?

Podle ustanovení § 158 odst. 3 ZP prokazuje zaměstnanec cenu PHM dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Zaměstnanec tedy dokladem prokazuje cenu PHM (Kč/litr), nikoliv spotřebované množství PHM. Je tedy zcela nepodstatné, jaké množství PHM nakoupil. Musí však jít o nákup pohonné hmoty, kterou vozidlo jako palivo podle zápisu v technickém průkazu skutečně používá. Souvislost s pracovní cestou prakticky znamená, že PHM byla do vozidla nakoupena v době trvání pracovní cesty, příp. před či po pracovní cestě. Běžná tolerance je dva dny před až dva dny po pracovní cestě.

Pouze v případě, kdy zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu PHM neprokáže, použije se ke stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM průměrná cena uvedená v platné vyhlášce MPSV.

Příklad

Jak se zaokrouhlují údaje při výpočtu náhrady jízdních výdajů při použití soukromého vozidla na pracovní cestě?

Pokud zaměstnavatel požádá zaměstnance, aby na pracovní cestě použil např. svůj vlastní osobní automobil, přísluší zaměstnanci náhrada ve výši součtu základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované PHM. Jediné, co se při stanovení výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady zaokrouhluje, je doplatek nebo přeplatek v české měně. To také znamená, že v průběhu stanovení výše náhrady jízdních výdajů za použití vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl, se nezaokrouhluje, případně (jak je obvyklé) zaokrouhluje na dvě desetinná místa.

Např.: Zaměstnanec ujel na pracovní cestě osobním automobilem celkem 73 km, z technického průkazu, ve kterém není uvedena kombinovaná spotřeba paliva, je zjištěna průměrná spotřeba PHM (benzín BA 95B) (8,2 + 5,4 + 7,3) : 3 = 6,97 l/100 km, zaměstnanec nepředložil doklad o ceně PHM.

• Základní náhrada: 5,60 Kč × 73 km = 408,80 Kč.

• Náhrada výdajů za spotřebované PHM: 6,97 l/100 km: 100 × 38,20 Kč/1 litr × 73 km = 194,36 Kč.

• Náhrada jízdních výdajů celkem: 408,80 + 194,36 = 603,16 Kč.

Jestliže zaměstnanci nepřísluší za tuto pracovní cestu žádné jiné cestovní náhrady, a neobdržel-li zálohu, je uvedená částka doplatek, který se při výplatě z pokladny zaokrouhlí podle § 183 odst. 5 ZP na celé Kč nahoru a zaměstnanci tak bude vyplaceno 604 Kč.

Příklad

Zaměstnanec ujel na pracovní cestě svým elektromobilem celkem 425 km. V technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba elektřiny 18,1 kWh/100 km. Cenu elektřiny při dobíjení akumulátoru elektromotoru ve veřejné nabíjecí stanici zaměstnanec nedoložil. Jak se vypočte výše náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty?

Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (NPHM) se vypočte jako součin spotřeby elektřiny uvedené v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci vozidla, ceny elektřiny a ujeté vzdálenosti. V případě, že cenu elektřiny zaměstnanec nedoložil hodnověrným dokladem (čestné prohlášení zaměstnance nelze pro uvedený účel použít), použije se průměrná cena z platné vyhlášky MPSV (v roce 2024 je průměrná cena 7,70 Kč/kWh):

NPHM = 18,1 : 100 x 7,70 x 425 = 592,32 Kč

Příklad

Zaměstnanec ujel na pracovní cestě svým full hybridem celkem 425 km, cenu PHM nedoložil. Jak se vypočte náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty, když v technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba benzinu 3,3 l/100 km, ale spotřeba elektřiny tam uvedena není?

V technických průkazech mild a full hybridů není zpravidla spotřeba elektřiny uvedena, protože u těchto vozidel je akumulátor elektromotoru nabíjen automaticky při jízdě a vozidlo tak žádnou elektřinu z vnějšího zdroje nespotřebovává.

Ke stanovení výše NPHM se použije průměrná cena paliva z platné vyhlášky MPSV, tj. pro rok 2024 cena BA 95 stanovena na 38,20 Kč/l:

NPHM = 3,3 : 100 x 38,20 x 425 = 535,75 Kč

Přiklad

Zaměstnanec použil vlastní automobil plug-in hybrid, který používá kombinaci benzinového motoru a elektromotoru. V technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba benzinu BA 3,2 l/100 km a elektřiny 12 kWh/100 km. Zaměstnanec ujel na pracovní cestě celkem 425 km, z toho podle palubního počítače vozidla 385 km při použití elektromotoru a 40 km při použití spalovacího motoru. Jak se vypočte náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty, když cenu elektřiny dokladem z nabíjecí stanice ani cenu benzinu z čerpací stanice nedoložil?

Ke stanovení výše NPHM se v uvedeném případě použije průměrná cena paliva z platné vyhlášky MPSV, tj. pro rok 2024 cena BA 95 stanovena na 38,20 Kč/l a cena elektřiny 7,70 Kč/kWh:

NPHM elektřina = 12 : 100 x 7,70 x 385 = 355,74 Kč

NPHM benzin = 3,2 : 100 x 38,20 x 40 = 48,89 Kč

NPHM celkem = 355,74 + 48,89 = 404,63 Kč

Příklad

Při bezplatně poskytnutém jídle nevychází stravné po snížení v celých Kč. Zaokrouhluje se stravné po snížení vždy na celé koruny nahoru anebo se zaokrouhluje podle ustanovení § 189 odst. 3 ZP, tj. podle padesátihaléřů směrem dolů nebo nahoru?

Postup uvedený v ustanovení § 189 ZP je určen pro zaokrouhlování sazeb stravného, které vyhlašuje MPSV pro příslušný rok prováděcí vyhláškou. Vzhledem k tomu nelze tento způsob použít při stanovení výše nároku zaměstnance na stravné.

Zaokrouhlování cestovních náhrad je upraveno v § 183 odst. 3 a odst. 5 ZP, a to tak, že se zaokrouhluje přeplatek nebo doplatek v české měně, a to na celé Kč nahoru. To také znamená, že v průběhu výpočtu výše stravného, na které má zaměstnanec při pracovní cestě právo, se samostatně stravné po jeho snížení nezaokrouhluje (případně ho lze zaokrouhlit na dvě desetinná místa směrem dolů).

Po sečtení s ostatními druhy cestovních náhrad se výsledná nezaokrouhlená částka porovná se zálohou a až výsledný doplatek či přeplatek za příslušnou pracovní cestu se zaokrouhlí na celé Kč směrem nahoru. Takto zaokrouhlená částka se pak vyplatí zaměstnanci např. z pokladny nebo poskytne jiným způsobem (např. převodem na jeho účet).

Příklad

Pokud zaměstnanec odjede na pracovní cestu v 10.00 hod., vrátí se večer ve 21.00 hod. a byla mu na této cestě poskytnuta bezplatně strava (oběd a večeře), dostane ještě stravné krácené o oběd a večeři, nebo nedostane nic, protože snídal doma a oběd a večeři obdržel bezplatně?

Stravné se při pracovní cestě neposkytuje na konkrétní snídani, oběd či večeři, ale jako náhrada zvýšených výdajů na stravování při pracovní cestě s tím, že v případě bezplatně poskytnutého jídla přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatně poskytnuté jídlo charakteru snídaně, oběda či večeře, a to zákoníkem práce v § 163 odst. 2 a 3 ZP, resp. § 176 odst. 3 a 4 ZP uvedeným způsobem.

V uvedeném případě pracovní cesty, která trvala 11 hod., tak zaměstnanci v roce 2024 přísluší stravné nejméně 140 Kč snížené v podnikatelské sféře nejvíce o 70 % a ve státní a příspěvkové sféře nejméně 140 Kč (nejvíce 166 Kč) snížené o 70 % za každé bezplatně poskytnuté jídlo.

Zaměstnanci ve státní a příspěvkové sféře tak za uvedených podmínek a podle § 176 odst. 4 ZP stravné nepřísluší. Pokud by zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytl při uvedené pracovní cestě zaměstnanci nějaké stravné, musel by mu stejnou částku přidanit a stejnou částku zahrnout do vyměřovacího základu pro pojistné na…