Cestovní náhrady - zahraniční pracovní cesta
Jaroslava Pfeilerová
NahoruDefinice pojmu
Zákoník práce definuje zahraniční pracovní cestu jako cestu konanou mimo území České republiky. Počátek a konec pracovní cesty určuje zaměstnavatel nejčastěji na území ČR, např. v místě bydliště nebo pravidelného pracoviště zaměstnance. Z toho důvodu obvykle vznikne zaměstnanci v prvním a posledním dnu zahraniční PC nárok na náhradu výdajů také v české měně.
Zákoník práce stanoví, že dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice ČR, kterou zaměstnanec oznámí zaměstnavateli. V případě letecké přepravy je pro posouzení nároku na náhrady v cizí měně rozhodná doba odletu z ČR a doba příletu letadla zpět do ČR.
Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu do Paříže. Podle pokynů zaměstnavatele cestoval letadlem z Brna do Prahy a následně do Paříže. Cesta z Brna do Prahy je součástí tuzemské pracovní cesty. Odletem letadla z Prahy do Paříže začíná zahraniční část pracovní cesty.
Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu náhrady:
-
jízdních výdajů,
-
jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny (za sjednaných podmínek),
-
výdajů za ubytování,
-
stravovacích výdajů v cizí měně (zahraniční stravné),
-
nutných vedlejších výdajů.
Mimo tyto povinné náhrady může zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytnout svým zaměstnancům i jiné dobrovolné náhrady.
NahoruNáhrada jízdních výdajů
Zaměstnanec je povinen při pracovní cestě použít dopravní prostředek určený zaměstnavatelem. Zaměstnavatel přihlédne k oprávněným zájmům zaměstnance a v souladu s podmínkami pracovní cesty rozhodne, zda se zaměstnanec bude přepravovat vlakem, autobusem, letadlem, vlastním vozidlem apod. Zaměstnanci jsou proplaceny jízdní výdaje na základě dokladu (jízdenky vlaku, autobusu, letenky apod.) předloženého při vyúčtování pracovní cesty. Pokud zaměstnanec příslušnou jízdenku nedoloží, může mu zaměstnavatel náhradu jízdních výdajů uhradit i bez předložení příslušného dokladu (nejedná se však o povinnost zaměstnavatele).
Výklad v některých bodech navazuje na související články: Cestovní náhrady - obecná ustanovení, Cestovní náhrady - tuzemská pracovní cesta a Cestovní náhrady - pracovní cesta vlastním vozidlem.
Za kilometry ujeté při pracovní cestě v zahraničí náleží zaměstnanci náhrada za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně. Při výpočtu náhrady bude zaměstnavatel vycházet z dokladu o nákupu PHM v zahraničí.
Může však nastat situace, kdy zaměstnanec z vážných důvodů příslušný doklad o nákupu PHM v zahraničí nedoloží. Pro tyto případy zákoník práce povoluje při výpočtu jízdních výdajů použít cenu uvedenou zaměstnancem v prohlášení. Nebude-li zaměstnanec požadovat proplacení náhrady za spotřebovanou PHM v cizí měně, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu jízdních výdajů v české měně při použití průměrných cen stanovených vyhláškou MPSV.
Zaměstnanec vykonal pracovní cestu vlastním automobilem. Na území ČR ujel celkem 100 km, na území Německa ujel 400 km, průměrná spotřeba PHM → 7 l/100 km, cena PHM doložená dokladem o nákupu v ČR je 30,60 Kč a v Německu 1,30 EUR.
Výpočet náhrady za spotřebovanou PHM v ČR:
Výpočet náhrady za spotřebované PHM v Německu:
Sazba základní náhrady: 500 x 3,90 = 1 950 Kč
Zaměstnanci náleží náhrady:
NahoruNáhrada u návštěvy člena rodiny
Náhrady jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny při zahraničních pracovních cestách se liší od náhrad poskytovaných při tuzemských pracovních cestách. V ust. § 168 ZP je stanoveno, že pokud zahraniční pracovní cesta trvá déle než jeden měsíc a byla-li návštěva člena rodiny zaměstnavatelem sjednána nebo určena před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny a zpět – a to buď do místa bydliště zaměstnance, nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu navštíveného člena rodiny (a zpět) na území ČR. Při zahraničních pracovních cestách není nijak limitována náhrada jízdních výdajů ve vazbě za použití přepravního prostředku. To znamená, že zaměstnavatel může zaměstnancům uhradit i letenku. Na rozdíl od tuzemských pracovních cest zákoník práce také jednoznačně nestanoví povinnost tuto náhradu poskytovat a ponechává na individuálním rozhodnutí zaměstnavatele, jak návštěvy rodiny zaměstnance sjedná před pracovní cestou.
Zaměstnanec byl vyslán na pětiměsíční pracovní cestu do Norska. Zaměstnanec bydlí s rodinou v Brně a místo výkonu práce má v pracovní smlouvě sjednáno v sídle zaměstnavatele v Praze. Před vysláním byla se zaměstnavatelem sjednána návštěva rodiny zaměstnance v Brně (např. po šesti týdnech trvání pracovní cesty). Vzhledem k tomu, že obě místa (bydliště zaměstnance i místo výkonu práce) jsou na území ČR, uhradí zaměstnavatel jízdní výdaje spojené s cestou zaměstnance až do místa jeho bydliště, kde se zdržuje jeho rodina (to je pro zaměstnance výhodnější). Jako přepravní prostředek může být využito letadlo, automobil, vlak apod. Poskytnuté náhrady nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z hlediska zaměstnavatele se jedná o daňově účinný náklad.
NahoruUbytování
Zaměstnavatel určuje podmínky pracovních cest svých zaměstnanců a mimo jiné také výslovně odsouhlasí způsob ubytování zaměstnance. Někteří zaměstnavatelé stanovují ve vnitřním předpisu (případně individuálně v rámci vysílání zaměstnance na pracovní cestu) určitý finanční limit, který musí zaměstnanci dodržet.
NahoruStravné
Po dobu zahraniční části pracovní cesty náleží zaměstnanci stravné v cizí měně. Denní sazby základní náhrady stravného stanoví v souladu s ust. § 170 a také § 189 zákoníku práce prováděcí právní předpis (vyhláška Ministerstva financí), který je aktualizován minimálně jedenkrát ročně. Pro rok 2017 je platná vyhláška č. 366/2016 Sb. Ve vyhlášce jsou uvedeny sazby zahraničního stravného v měně, kterou lze běžně nakoupit v bankách nebo směnárnách. Stravné je stanoveno paušální částkou závislou na době trvání pracovní cesty v jednom dni následujícím způsobem:
Na rozdíl od tuzemského stravného je zahraniční stravné stanoveno takovým způsobem, aby pokrylo všechny náklady na stravování zaměstnance (v restauracích a stravovacích zařízeních střední skupiny).
Zaměstnanec obchodní korporace BETA, s. r. o., pan Novák vykonal podle pokynů zaměstnavatele pracovní cestu do Německa. Pan Novák vyjel dne 6. 7. v 5:00 hod z místa bydliště v ČR, v 11:00 hod. překročil státní hranici do Německa. V Německu zaměstnanec pobýval za účelem výkonu určené práce do 8. 7. a v 16:00 hod překročil státní hranici zpět do ČR. Pracovní cestu zaměstnanec ukončil v místě bydliště 8. 7. ve 23:00 hod. Vyhláška č. 366/2016 Sb., stanoví pro Německo denní sazbu stravného ve výši 45 EUR
NahoruStravné v nižší částce
Zahraniční stravné je povinnou náhradou, která zaměstnanci náleží v peněžní podobě a ani sám zaměstnanec se nemůže práva na toto plnění zříci. Zaměstnavatel v podnikatelské sféře však může zaměstnanci poskytnout zahraniční stravné snížené až na 75 % základní sazby zahraničního stravného stanoveného pro příslušný stát prováděcí vyhláškou ministerstva financí (§ 170 odst. 2 ZP). V nepodnikatelské sféře není tento postup zákoníkem práce povolen.
Společnost Nova, a. s., vyslala 13 zaměstnanců na čtyřměsíční pracovní cestu do Itálie. Zaměstnanci měli zajištěno ubytování v pronajatých bytech, jejichž součástí byly kuchyňky vybavené sporáky, ledničkami a kuchyňským nádobím. Vyhláška MF stanoví při pracovních cestách do Itálie denní sazby zahraničního stravného ve výši 45 EUR. Zaměstnavatel se rozhodl využít možnosti, kterou mu dává ust. § 170 odst. 2 ZP a stanovil, že zaměstnanci náleží stravné ve výši 80 % základní sazby zahraničního stravného, tj. 36 EUR.
NahoruVíce zahraničních pracovních cest uskutečněných v jednom dni
Pro účely poskytování stravného platí obecné pravidlo, že každá pracovní cesta bude posouzena samostatně. V případě více krátkých zahraničních pracovních cest vykonaných v jednom dni se však toto pravidlo neuplatní a pro účely stanovení nároku na zahraniční stravné je nutné doby jednotlivých cest uskutečněných v jeden den sečíst (§ 170 odst. 4 ZP).
Zaměstnanec obchodní společnosti se sídlem v Českém Těšíně vykonal v jednom dni více krátkých zahraničních cest do Polska (doba pobytu na území cizího státu trvala při první pracovní cestě 2 hodiny, při druhé pracovní cestě 3 hodiny a při třetí pracovní cestě 4 hodiny). Pro účely stanovení nároku na zahraniční stravné byla doba strávená na území Polska sečtena a zaměstnanci bylo poskytnuto stravné odpovídající 9 hodinám (tj. 1/3 z denní sazby 35 EUR).
Zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné, pokud pracovní cesta v jednom dni trvá alespoň 1 hodinu (ust. § 170 odst. 3 ZP). Jestliže však zaměstnanci vznikne v jednom dni současně nárok i na tuzemské stravné – na zahraniční stravné má nárok až v případě, že stráví na pracovní cestě mimo území ČR dobu delší než 5 hodin. Tato situace nastává zejména v první a v poslední den zahraniční pracovní cesty, kdy pracovní cesta zaměstnance je v jednom dni vykoná současně na území ČR i na území cizího státu.
Zaměstnanec vykonal na příkaz zaměstnavatele zahraniční pracovní cestu. Poslední den pracovní cesty strávil část doby na území Německa a část doby na území ČR.
-
V prvním případě zaměstnanec překročil státní hranici z Německa do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 10 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území Německa 3 hod. a na území ČR 7 hod. V tomto případě zaměstnanci nárok na zahraniční stravné nevznikne, protože na území cizího státu strávil méně než 5 hod. Zaměstnanci však vznikne nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.).
-
Ve druhém případě zaměstnanec překročil státní hranici z Německa do ČR v 7 hodin ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 15 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území Německa 7 hod. a na území ČR 8 hod. V tomto případě zaměstnanci vznikne nárok na zahraniční stravné 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR) a také nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.).
-
Ve třetím případě zaměstnanec překročil státní hranici z Německa do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil v místě bydliště v 7 hod. ráno. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty zaměstnance na území Německa 3 hodiny a na území ČR 4 hodiny. Zaměstnanci vznikne nárok na zahraniční stravné 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR). Nárok na tuzemské stravné zaměstnanci nevznikne. V tomto případě se nejedná o "souběh nároku na stravné v české i v zahraniční měně". Z toho důvodu je potřebné při stanovení výše stravného vycházet ze základního pravidla, podle kterého má zaměstnanec nárok na zahraniční stravné v případě, kdy na území cizího státu stráví alespoň jednu celou hodinu.
-
Ve čtvrtém případě zaměstnanec překročil státní hranici z Německa do ČR v 16 hodin a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště ve 22 hodin. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území Německa 16 hodin a na území ČR 6 hodin. V tomto případě má zaměstnanec nárok na zahraniční stravné 30 EUR (2/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR) a také nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.).
Nárok na případný souběh na tuzemské i zahraniční stravné můžeme v jednom dni posuzovat také v průběhu pracovní cesty, kdy zaměstnanec z pracovních důvodů opustí území ČR a vykonává práci v zahraničí.
Zaměstnanec vyjel dne 1. 7. v 9:00 hod. z Prahy na třídenní služební cestu do Brna. V rámci této pracovní cesty dne 2. 7. odjel z Brna na Slovensko, kde pobýval od 15:00 hod do 18:50 hod. a následně se vrátil zpět do Brna. Pracovní cestu zaměstnanec ukončil dne 3. 7. v místě bydliště v Praze v 19:00 hod.
Nárok zaměstnance na stravné:
-
První den pracovní cesta trvala na území ČR od 9:00 hod. do 24 hod (tj. 15 hod.). Zaměstnanec má nárok a tuzemské stravné ve druhém časovém pásmu, tj. minimálně na 109 Kč.
-
Druhý den trvala pracovní cesta na území ČR 20,5 hod, na území Slovenska 3,5 hod. Zaměstnanci vznikne nárok na pouze tuzemské stravné ve třetím časovém pásmu (tj. minimálně 171 Kč). Aby zaměstnanci vznikl současně nárok i na zahraniční stravné, musel by na území Slovenska pobývat více než 5 hod.
-
Třetí den trvala pracovní cesta na území ČR celkem 19 hodin. Zaměstnanci vznikne nárok na pouze tuzemské stravné ve třetím časovém pásmu (tj. minimálně 171 Kč).
NahoruSnížení zahraničního stravného při poskytnutí hlavního denního jídla
Zákoník práce zaměstnavatelům ukládá, aby v případě poskytnutí některého z hlavních denních jídel (snídaně-oběd-večeře) v závislosti na délce cesty a počtu bezplatně poskytnutých jídel stravné snížili následujícím způsobem:
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na zahraniční do Německa. Na území zahraničního státu zaměstnanec pobýval od 6. 6. od 9:00 hod. do dne 8. 6. do 9:00 hod. První a druhý den pracovní cesty byl zaměstnanci bezplatně poskytnut oběd. Za zahraniční část pracovní cesty zaměstnanci náleží zahraniční stravné:
-
první den trvala pracovní cesta na území Německa 15 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty → 30 EUR (tj. 2/3 z denní sazby 45 EUR), snížení za oběd 35 %, tj. o 10,5 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 19,5 EUR (30-10,5),
-
druhý den trvala pracovní cesta 24 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty → 45 EUR, snížení za oběd 25 %, tj. o 11,25 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 33,75 EUR (45-11,25),
-
třetí den trvala pracovní cesta na území Německa 9 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty → 15 EUR (tj. 1/3 z denní sazby 45 EUR). Bezplatné jídlo nebylo zaměstnanci v tomto případě poskytnuto, z toho důvodu nebude stravné sníženo.
Pro úplnou informaci je potřebné upozornit na skutečnost, že zákoník práce stanoví v této oblasti odlišný postup u zaměstnavatelů v podnikatelské a v nepodnikatelské sféře.
-
Zaměstnavatel ve státní nebo příspěvkové sféře při bezplatném poskytnutí některého z hlavních denních jídel stravné snížit musí – a to o celou částku stanovenou zákoníkem práce.
-
Zaměstnavateli v podnikatelské sféře zákoník práce stanoví pouze maximální částku, o kterou může být stravné z důvodů zajištění hlavního denního jídla sníženo. To znamená, že zaměstnavatelé v podnikatelské sféře mohou stravné snížit o nižší částku, než stanoví zákoník práce. V tomto případě se však jedná o "nadlimitní plnění", které u zaměstnance podléhá dani z příjmů ze závislé činnosti a také odvodům zákonného pojistného. Zaměstnavatel může daňově uplatnit celou (i nadlimitní) částku poskytnutého stravného.
NahoruMěna, ve které je zaměstnanci poskytnuto zahraniční stravné
Zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci zahraniční stravné v měně, která je stanovena ve vyhlášce MF. Není však vyloučena možnost, aby se obě strany (zaměstnanec i zaměstnavatel) dohodly na tom, že stravné bude poskytnuto v české měně nebo v jiné cizí měně, než kterou pro konkrétní stát stanoví vyhláška MF. V tomto případě však musí být dodržena následující pravidla:
